GDPR

PERSONVERNERKLÆRING – AKERSHUS EIENDOM AS

I forbindelse med innføring av nytt regelverk har vi oppdatert våre rutiner for håndtering av personopplysninger. Våre rutiner er i stor grad knyttet til oppfyllelse av det regelverk vi allerede er underlagt, se pkt. 3 nedenfor. Vår virksomhet er utelukkende å tilby tjenester, og ha kommunikasjon med profesjonelle parter, der kundeforhold inngås med juridiske personer (les: selskaper). For eventuelle særtilfeller der vi håndterer personsensitive opplysninger vil dette behandles etter egne rutiner, og denne personvernerklæringen vil gi svar på hvordan du kan kontakte oss for å få opplyst hvilke opplysninger vi har registrert og hvordan du eventuelt kan be om å bli slettet fra våre registre.

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Akershus Eiendom AS er behandlingsansvarlig, og ivaretar hensynet til personvern etter egne etablerte rutiner. Opplysninger som anses å være sensitive håndteres etter særskilte rutiner, og overvåkes av selskapets daglige leder og for alle forhold knytte til megling også av fagansvarlig. Alle ansatte har tilgang til opplysninger om enkeltpersoners navn, telefonnummer og mailadresse, da dette er relevant for enkeltansattes utførelse av selskapets tjenester.

2. Hva er formålet?

Akershus Eiendom lagrer kontaktopplysninger om personer som er tilknyttet selskaper som er aktuelle parter i transaksjoner, leieavtaler eller andre rådgivningsoppdrag selskapet har eller kan få.

3. Hva er det rettslige grunnlaget?

Behandling av personopplysninger i eiendomsmeglingsbransjen reguleres av lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Loven er gitt i medhold av EUs personvernforordning, General Data Protection Regulation (GDPR). Bestemmelsene i personopplysningsloven gjelder for behandling av personopplysninger, om ikke annet følger av en særskilt lov som regulerer behandlingsmåten. Eiendomsmeglingsbransjen er underlagt følgende særlovgivning som regulerer behandling av personopplysninger:

• Eiendomsmeglingsloven
• Eiendomsmeglingsforskriften
• Regnskapsloven
• Bokføringsloven
• Avhendingslova
• Markedsføringsloven
• Hvitvaskingsloven
• Åpenhetsloven

4. Hvilke personopplysninger behandles?

Akershus Eiendom AS innhenter og lagrer personopplysninger som navn, telefonnummer og e-postadresse for alle som er, eller kan bli, involvert i transaksjoner, leieavtaler eller annen rådgivningsvirksomhet som sorterer under det tjenestespekteret Akershus Eiendom til enhver tid tilbyr, herunder nyhetsbrev og andre henvendelser som kun inneholder informasjon og ikke markedsføring eks informasjon som eiendomsmarkedet og invitasjon til seminarer. Behandlingsgrunnlaget for slike henvendelser er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f (legitim interesse).

Dersom vi sender deg henvendelser som inneholder markedsføring for våre tjenester vil vi be om ditt samtykke først. Samtykke innhentes når du blir registrert og kan når som helst trekkes tilbake

For verifisering av reelle rettighetshavere, vil personnummer, privatadresse, statsborgerskap, eierrettigheter og PEP status måtte innhentes og lagres for dokumentasjon på utført kontroll iht Lov om Hvitvasking og Terrorfinansiering.

5. Hvor hentes opplysningene fra?

Opplysningene hentes fra den enkelte eller fra det selskapet vedkommende arbeider i/med eller er tilknyttet på annen måte. For de tilfeller at det innhentes opplysninger som navn, stilling og telefonnummer/e-postadresse vil dette komme fra offentlig tilgjengelig kilde (selskapets webadresse, LinkedIn e.l.).

Akershus Eiendom bruker analyseverktøy og informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Disse er hhv essensielle-, analytiske-, prestasjons- og funksjonalitetskapsler, samt knyttet til markedsføring og sosiale medier. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til bruk av cookies ved å slå av dette i din nettleser, det er imidlertid viktig å presisere at dette kan medføre redusert funksjonalitet på våre nettsider.

Dette er tjenestene vi bruker på Akershuseiendom.no:

• Google Analytics: samler inn informasjon om hvordan hver enkelt bruker benytter nettsiden vår, hvor mange som ser på hver side, hvor lenge osv. Denne informasjonen bruker vi til å gjøre nettsiden vår bedre tilpasset brukerne.
• Opplysningene som samles inn, er i all hovedsak IP-adresser. Disse brukes ikke til å identifisere brukere av Akershus Eiendom eller våre databehandlere, men de kan teoretisk sett brukes til det, og defineres derfor som persondata. Google sletter all informasjon etter 14 måneder.
• Adform: Et analyseverktøy som hjelper oss med å måle effekten av reklamekampanjer, og til å målstyre kampanjer.
• Facebook Pixel: Facebook-tjeneste som hjelper oss til å målstyre reklamekampanjer og måle effekten av kampanjene.
• LinkedIn Pixel: LinkedIn-tjeneste som hjelper oss til å målstyre reklamekampanjer og måle effekten av kampanjene.
• De innsamlede opplysningene brukes også til å vise annonser til nettbrukere som ligner på brukerne av vår egen nettside.

De ovennevnte verktøyene styres primært via Google Tag Manager, som administreres av mediebyrået Ekko Media på vegne av Akershus Eiendom. AE har inngått en databehandleravtale med Ekko Media som ivaretar retningslinjene for personvern i personvernforordningen (GDPR).

• Nyhetsbrev: Dersom du melder deg på nyhetsbrevet vårt, registrerer du e-postadressen din hos SuperOffice, tjenesten vi bruker til å sende ut e-post. Vi har en databehandleravtale med SuperOffice som ivaretar retningslinjene i GDPR.
• Kontaktskjema: Dersom du bestiller mer informasjon om lokaler til leie, registrerer du personopplysningene vi trenger for å administrere abonnementet ditt. Vi samler inn opplysningene på en måte som ivaretar retningslinjene i GDPR.

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Akershus Eiendom anser at de opplysninger som lagres er av en slik karakter at det ikke krever et særskilt samtykke. Legitimasjonskontroll sorterer under et rettslig grunnlag.

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter?

• Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne få tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller leverandøren på annen måte får tilgang til personopplysninger om deg i henhold til kontrakten med oss. Dette gjelder for eksempel vår leverandør av systemer for kunderelasjonshåndtering.
• Andre avdelinger innad i Akershus Eiendom vil kunne få tilgang til personopplysninger om deg i forbindelse med vår levering av tjenester til deg.
• Våre leverandører av Cookies-tjenester vil kunne få tilgang til personopplysninger om deg i forbindelse med at du besøker våre nettsider.
• Rapporteringspliktige etter lov om Hvitvasking

Aktører som nevnt ovenfor opptrer i henhold til vår instruks. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre du eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette.

I visse tilfeller forbeholder imidlertid Akershus Eiendom seg retten til å gi ut informasjon om registrerte brukere til offentlige myndigheter der dette er pålagt ved lov, slik som Lov om Eiendomsmegling og til andre aktører underlagt lov om Hvitvasking og terrorfinansiering. Dersom innhentede kundeopplysninger iht lov om Hvitvasking deles med tredjepart, skal tredjepart erklære at opplysningene kun benyttes til samme formål og at det vil lagres på egnet og sikkert sted. Ved utveksling av informasjon med en tredje stat eller en internasjonal organisasjon (eks JLL), skal det henvises til nødvendige/passende garantier, og hvor disse kan leses. Ref Artikkel 13.1 f). Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Lovdata

8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Akershus Eiendom vil etter beste evne holde egne registre oppdatert mht. det arbeidssted en person er tilknyttet. Når informasjon om at et ansettelsesforhold er avsluttet vil den enkelte defineres som «sluttet» men opplysningen vil ikke slettes i systemet. Legitimasjon, som lagres på eget sikkert sted, beholdes så lenge dette anses å være relevant for det/de oppdrag vedkommende er knyttet til eller til det aktuelle oppdraget arkiveres.

9. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?

Den registrerte har rett til innsyn i hvilke opplysninger Akershus Eiendom har lagret, så langt relevante norske lover tillater dette. Alle forhold reguleres av norsk lov.

10. Hvordan sikres opplysningene?

Opplysningene sikres digitalt og i et sikret nettverk. Der det er nødvendig er det passordbeskyttelse. For oppdrag som er bokført og avsluttet før 1.juli 2018 vil noen opplysninger kunne være lagret manuelt – i slike tilfeller i avlåste arkiver i sikrede lokaler.

11. Kontaktinformasjon.

For anmodning om innsyn, retting og andre spørsmål vedrørende personvern, kontakt Akershus Eiendom AS ved Hanne Rønningen eller Kari Due Andresen.

Alle avgjørelser knyttet til anmodning om innsyn, retting og/eller sletting kan påklages til Datatilsynet.

Rev 2024