Åpenhetsloven

Tilnærming til Åpenhetsloven

Åpenhetsloven, som trådte i kraft 1. juli 2022 har til hensikt å redusere risiko for brudd på menneskerettigheter og sikre anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i leverandørgjelden og hos samarbeidspartnere. I tillegg skal loven sikre transparens og tilgang til informasjon.

Akershus Eiendom sin virksomhet

Akershus Eiendom ble etablert i 1992 og er et ledende foretak innen næringsmegling i Norge. Foretaket har ca. 40 ansatte og tilbyr meglertjenester innen transaksjoner, herunder kjøp, salg og utleie av næringseiendom, verdivurdering og analyse, og leietakerrådgivning.

Selskapet har kontor i Oslo, men vi tilbyr våre tjenester på landsbasis. Kundene er hovedsakelig profesjonelle og større, kjente aktører, herunder industrielle eiendomsaktører, eiendomsbesittere og ulike finansielle aktører som syndikater eller fond. Akershus Eiendom har i all hovedsak profesjonelle kunder, som opptrer som ledd i næringsvirksomhet.

Organisering og selskapsstyring

Selskapet er organisert i fem ulike driftsenheter (1) Transaksjoner, (2) Utleie, (3) Verdivurdering (4) Analyse og (5) Leietakerrådgivning/PM.

Formålet med virksomheten er å drive eiendomsmegling i samsvar med de lover og regler som gjelder for slik virksomhet. Virksomheten skal drives på etisk forsvarlig måte. Rammene for virksomheten settes av de krav som følger av aksjelov, eiendomsmeglingslov, hvitvaskingslov mv. Rundskriv fra Finanstilsynet og eventuelt relevante rundskriv fra Norges Eiendomsmeglerforbund og Forum For Næringsmegling utfyller det formelle regelverket. Videre er selskapet underlagt Åpenhetsloven.

Selskapet har strukturert arbeidet med Åpenhetsloven gjennom å oppdatere og forankre rutiner og retningslinjer i styrende dokumenter, samt fordele roller og ansvar knyttet til gjennomføring og etterlevelse.

Styret fastsetter selskapets strategi, mål, retningslinjer og rutiner.

Managing Partner er ansvarlig for effektiv organisering og etterlevelse av lover og regler, og det daglige arbeidet med å gjennomføre løpende risikovurderinger i henhold til Åpenhetsloven er tillagt selskapets administrasjon

Ansvaret for kontroll av etterlevelse er lagt til Head of Compliance.

Aktsomhetsvurderingen

Akershus Eiendom har igangsatt arbeidet med å implementere en prosess for å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår leverandørkjede.

Aktsomhetsvurderingen gjennomføres etter OECDs aktsomhetsvurderingprosess gjennom å (1) forankre ansvarlighet i bedriftens retningslinjer og styringssystemer; foreta aktsomhetsvurderinger ved å (2) kartlegge og vurdere faktisk eller potensiell negativ påvirkning på ansvarlig næringsliv; (3) stanse, forebygge og redusere disse; (4) overvåke gjennomføring og resultater; (5) kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert; og (6) sørge for gjenoppretting der det er påkrevd.

I tillegg til risikovurdering ved onboarding av nye leverandører (i henhold til selskapets innkjøpsrutine) har selskapet fastsatt Supplier Code of Conduct som kan lastes ned fra vår hjemmeside.

Gitt vår profesjon som selger av tjenester i et regulert marked har vi relativt få leverandører i leverandørkjeden, men mange forretningspartnere. Mange av våre forbindelser er langvarige relasjoner hvor man kjenner godt til selskapet. Selskapet foretar uansett en årlig gjennomgang av alle leverandører iht. selskapets fastsatte risikokriterier.

Ved forhøyet risiko etter Åpenhetsloven, vil selskapet vurdere konkrete tiltak.

Resultat av kartleggingen og vurdering av negative konsekvenser

Vi anser leverandører av enkelte markedsføringstjenester for å være en del av vår leverandørkjede.

Risikoen hos disse aktørene er særlig knyttet til retten til privatliv og bruken av personopplysninger i markedsføringen.

Hoveddelen av leverandører til Akershus Eiendom er definert som forretningspartnere. De består av ulike typer støttefunksjoner og andre tilbydere som ikke leverer direkte innsatsfaktorer til tjenester vi leverer til kundene våre.

Våre undersøkelser viste at vi har særlig tre grupper av forretningspartnere hvor det kan være en forhøyet risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold. Det gjelder transport, matservering og renhold. Alle disse bransjene har en forhøyet risiko knyttet til anstendige arbeidsforhold, og det gjelder særlig HMS og sosial dumping, herunder lønnsnivå. Alle de aktuelle leverandørene er basert i Norge, men opererer innenfor bransjer med generelt forhøyet risiko.

Akershus Eiendom har p.t. ikke avdekket faktiske brudd eller negative konsekvenser på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, hverken internt i egen virksomhet eller i leverandørkjedene.

Tiltak og veien videre

Interne tiltak.

1. Oppdatert interne etiske retningslinjer for å styrke forankringen av arbeidet med Åpenhetsloven i selskapet.

2. Utarbeidet etiske retningslinjer for leverandører (Supplier Code of Conduct), som sikrer etterlevelse av nødvendige regelverk.

3. Utviklet spørreskjema for oppfølging av leverandører og forretningspartnere.

4. Tilpasset varslingskanal på våre nettsider slik at den også kan benyttes av tredjeparter utenfor virksomheten.

5. Etablert rutine der risikovurdering av leverandører er integrert med regnskapssystemet og den eksisterende leverandørlisten.

Videre arbeid i 2023

6. Følge opp faste forretningspartnere i risikobransjer for å sikre anstendige arbeidsforhold gjennom å øve innflytelse. Det gjelder både transport, renhold og servering og inkluderer våre plikter etter forskrift om informasjons- og påseplikt.

7. Løpende oppfølging av vår leverandørkjede med en målsetning om å avdekke risiko og utøve vår innflytelse der vi har mulighet til det. Særlig gjelder det undersøkelser knyttet til personvernarbeidet hos våre leverandører av markedsføringstjenester, men også deres arbeid med å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i sin egen leverandørkjede.

Arbeidet med Åpenhetsloven er en kontinuerlig prosess. Ambisjonen er at Akershus Eiendom vil få på plass tiltakene innen neste års rapportering. Ansvarlig for gjennomføring er delegert til selskapets administrasjon v/Head of Finance and Administration.

Ansvar for kontroll av etterlevelse ligger hos Head of Compliance

Øverste ansvar for selskapets etterlevelse av Åpenhetsloven ligger hos Managing Partner.

Redegjørelsen for 2022 er publisert på denne nettsiden.